仕事用FAXをFAXサーバに置き換えて、受信したファックスをスマホで外出先から確認できるようにしました

仕事で使っているFAXの紙送りの部分がくたびれてきて、うまく紙が入っていかなくなってしまいました。

自宅のFAXは10年以上前に捨ててしまいましたが、事務所のFAXはそういうわけにもいかず……。

留守番電話のメッセージはスマホも固定電話もメールで受け取る設定にしているので、

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プライベートのやりとりは、LINEやMessengerなど、メッセージベースが主となっていますが、仕事の連絡、娘の学校や塾とのやりとりではそうもいかないもの。家の電話、スマホ共に、週に数回は留守電に入ったメッセージを聞く機会があります。 ...

同様にFAXもメールで受け取れるようにしようと、CimFAXというFAXサーバを導入しました。

一度設定を済ませてしまえば(私はメール受信の設定に戸惑ってしまいましたが、以下の手順に従えば30分弱で設定を完了できると思います)、その後は手間もかからず、紙代も含めて追加費用がかかりません。初期投資としてFAXサーバ本体に3万弱かかりますが、月額1,500円のインターネットFAXと比較しても2年かからずに元が取れますよ。

以下に、SOHOなど、自前でメールサーバ(SMTPサーバ)を持たない環境での使用を前提とした導入手順を記しておきます。

基本のFAX送受信機能のための設定

FAXサーバに電源、電話回線を繋ぎ、LANケーブルでルーターとFAXサーバを接続します。

接続図

そして、設定用のPCに公式サイトからWindows用もしくはMac用のCimFAXソフトウェアをダウンロード、インストールします。

CimFAXがインストールできたら、起動し、以下のログイン画面で「ローカル検索」を選択します。

ログイン

同じネットワーク上にあるFAXサーバが表示されるので、選択してログインします(初期ユーザ名と初期パスワードは共にadminです)。

可能であれば、設定用のPCはルーターにLANケーブルで有線接続した方が良いかもしれません。私の環境ではWi-Fi接続のPCからだとここでFAXサーバがリストに表示されませんでした(一旦設定した後はWi-Fi接続で大丈夫になりました)。

ログインできたら、基本設定をします。

メニューから「サーバ管理」、「FAXの詳細設定」を順に選び、「会社名」、「ファックス番号」、「ローカルエリアコード」の3か所を入力します。

FAXの詳細設定

「会社名」はFAX送信時にヘッダーに表示されます。「ファックス番号」は市外局番から入力、「ローカルエリアコード」には市外局番のみを入力します。

この設定が済むと、FAXの送受信ができるようになります。PCから送信できるのはもちろんのこと、iPhoneにCimFAXアプリをインストールすれば、iPhoneからFAXの送受信ができます。

iPhoneからFAX送信する必要がなければ、アプリのインストールは不要です。受信のみなら「メール」アプリや「Gmail」アプリなど、今お使いのメールアプリで可能です。

FAXサーバと同じネットワーク(Wi-Fi)に接続したiPhoneからファックスを送信する画面はこんな感じになります。

スマホから送信

FAX送付状(カバーレター)を追加することもできるし、送信するファイルをDropboxから選択することもできるので、十分に実用的です。

次に、FAXをメールで受信するための設定に入ります。

まずは、FAX転送用の@outlook.comメールアドレスを取得

自前でメールサーバを持たない環境の場合、受信したFAXを自分のメールアドレスへ転送するための送信用メールアカウントが必要になります。サポートの方によると、GmailやYahooメールはこの機能として使うには不安定とのことで、@outlook.comのメールアドレスを使うことをすすめられました

@outlook.comのメールアドレスを取得するには、以下のページで「新しいメールアドレスを取得」を選択します。

Microsoft アカウント

このメールアドレスは転送に使用するだけのものです。作って有効にすれば(電話番号によるアカウントの確認まで完了させれば)大丈夫です。

次に、FAXサーバ側での設定

PCのCimFAXソフトウェアで以下の設定をします。

まずは、「サーバ管理」メニューから「共有SMTP設定」を選び、SMTPサーバに「smtp.office365.com」と入力、「SMTPアカウント」と「送信メールアドレス」に先に取得した@outlook.comのメールアドレス、「SMTPパスワード」に@outlook.comのパスワードを入力します。

共有SMTP設定

@outlook.comのSMTPサーバは記事投稿時点のものです。念の為、マイクロソフトのこちらのページで確認することをおすすめします。

次に、「オプション」メニューの「FAXとEメール転送」を選び、以下と同じになるように設定します。「受信アドレス」には自分のメールアドレス(FAXを受け取りたいアドレス)を入力します。

FAXとEメール転送

最後に、「サーバ管理」メニューの「ユーザアカウント」を選び、こちらも以下と同じになるように設定します。私はadminのパスワードを変更しましたが、変更しなくても使えます。

ユーザーアカウント

ここまで設定が終わると、受信したファックスがリアルタイムに自分のメールに送られてくるようになります。

スマホでFAXを確認

iPhoneの「メール」アプリで見るとこんな感じです。ファックスは添付のPDFファイルとして送られてくるので、タップして表示します。

メール

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